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采购履约管理系统模块  

2011-05-26 16:08:18|  分类: SH管理研究理论体 |  标签: |举报 |字号 订阅

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(一)采购履约管理系统模块的功能作用

采购履约管理系统模块,是物料购配管理二级子系统的第二个基本子系统。企业经营所需物料购配的实现,必须有所需物料的购进,这就是采购履约。

这一系统模块的功能作用,是通过对供货协议草案的审核,在保证无误后签订供货协议,验收供货,落实协议,并监督协议的执行。它是通过制衡来达到扼制采购过程中的腐败和职务犯罪问题的目的,以保障企业组织整体利益不受侵犯。

这一系统模块的运行,从内容上讲,绝不是简单的称称、量量。为了保证监督职能的发挥,它还要借助多种手段,独立地收集供货信息,在保证与采购谈判基本子系统的信息相对称的情况下实现制衡。在企业组织运行的现实中,人们对这一系统模块的功能作用的定位往往都普遍偏低。他们大都把它仅仅定位在对所采购进来的物料的质和量的检测上,以及时间和地点的控制上,忽视了收集信息以对采购谈判基本子系统的运行情况进行监控的作用。也正是这种原因,很多企业的物料采购过程中都难以有效地扼止吃回扣等不法事件的发生。

(二)采购履约管理系统模块功能作用健全完善必须完成的事务工作内容

1.     定期或不定期地以不确定的形式收集市场供求信息,并据以对照监督采购谈判管理系统模块事务工作承担人的采购谈判活动。

2.     审核采购协议草案,并签订物料供货协议。

3.     监督物料供货商按照协议要求组织供货。

4.     按照协议约定的品类、型号、质量、数量、供货时间、交货地点、验货程序,验收供货。

5.     在确认所签订的协议所包含的供货要求全面达成后,履行协议,按照协议约定的付款方式,核算后支付货款。

6.     当发现供货商的供货没有严格按照协议履行,并且无法通过协商挽回时,及时通知辅助供货商或后备供货商提供物料供给,以保证企业组织运行的物料所需。

7.     根据供货商违约情节的轻重,提出索赔建议,并转由专门机构负责落实。

(三)采购履约管理规范化的标准要求

1.     监督性要求。这一方面要求选择灵活多样的形式,定期或不定期地收集市场供给信息,以为审核和监督采购谈判提供依据;另一方面要求参与采购协议草案的审核,并直接承担签约的责任,以直接监督控制物料采购谈判过程。

2.     责任性要求。验货、收货,都必须有双方共同签字认同的记录,以便明确责任。对于性能、质量标准的核定具有一定技术性的物料,验货工作必须由懂行专业人员完成,以保证验货的质量。

3.     严密性要求。对验货人员及所验样品选择都必须通过编号进行保密。一方面避免供货商与验货员串通,进行私下交易,损害企业利益;另一方面又避免使具体验货人员在复杂的人际关系面前为难。

4.     追溯性要求。与验货检测报告的样品相对应,能保留每个批次的样品的必须保留每个批次的样品,以供复核,一旦验收的物料发生质量问题,可用以明确责任。对于供货的质量和数量,按供货商分别登记,以为供货商的再选择提供依据。

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